外国语学院办公室工作范围

● 教学：      ▲ 研究生教学管理      ▲ 本科生教学管理     ▲ 成人教育教学管理

● 科研：      ▲ 教职工科研管理      ▲ 研究生科研管理

● 行政：      ▲ 行政工作管理        ▲ 资产管理          ▲ 财务执行管理

● 学生：      ▲ 学籍管理            ▲ 纪律行为管理

● 档案：      ▲ 教学档案管理        ▲ 科研档案管理      ▲ 行政档案管理      

              ▲ 教工档案管理         ▲ 学生档案管理

● 网络建设    ▲ 学院网页管理         ▲ 办公自动化管理

● 服务接待    ▲ 对外联系             ▲ 服务接待  

外国语学院办公室主任岗位职责范围

一、办公室主任受外国语学院党政领导班子聘任，有责任向其直接汇报工作并在主管副院长的直接领导和监督下开展工作。

二、主持办公室的全面工作，有领导、指挥、督察办公室各层次工作的责任和权力。

三、协助外国语学院领导做好学院各部门之间的协调工作，保证学院各项工作顺畅有序，高效运转。

四、协助主管副院长做好学科建设及研究生教学管理相关工作。

1. 协助主管副院长负责学院硕士点申报及建设工作；

2. 协助主管副院长负责学院研究生导师队伍建设工作；

3. 负责学院研究生学生管理等工作；

4. 负责学院研究生网页建设工作。

五、协助主管副院长做好本科生教学计划审定、新专业申报与评估和省级以上教学成果奖、精品课程、教改立项的申报与组织工作。

六、协助院长做好财务执行管理工作。

七、协助院长做好人才引进、人事调动、考勤、津贴报表等相关人事工作。

八、协助院长做好教师、教辅系列职称补聘等相关工作。

九、协助主管领导做好成人教育教学管理工作。

十、负责学院办公自动化及网站建设、双语网页建设工作。

十一、负责学生日常纪律和行为的管理与监督等工作。

十二、负责学院的对外联系与接待工作等事宜。

十三、参加学院党政班子会议并做好会议纪要。

十四、参加学院教授委员会会议并做好会议纪要。

十五、负责学院公车的调配工作。

 对口单位：

学科处、研究生处、人事处、教务处、财务处、成人教育学院、党政办公室、组织部、招生就业指导处等

外国语学院办公室副主任岗位职责范围 

一、办公室副主任由外国语学院党政领导班子聘任，受办公室主任直接领导和监督并有责任向其直接汇报工作。

二、协助主任做好办公室职责范围内的各项工作。

三、协助主管副院长做好本科生教学管理的相关工作。

1. 教学执行计划审定、课程总表编制及日常教学秩序稳定等工作。

2. 协助主管副院长做好校级、院级教学成果奖、精品课程、教改立项及教务处组织的各种教学竞赛的申报与组织工作。

3 ． 负责本科生期末考试的管理工作。

4 ． 负责本科生小学期的组织管理与学生专业实习工作。

5 ． 负责外籍教师、外聘教师及学生自费、公费留学等工作的服务管理工作。

6 ． 负责协助其他部门申请使用教室及大型活动场地工作。

7 ． 负责本科生教材的管理工作。

8. 参加学院教务会议及学院系主任工作会议，并做好会议纪要。

9. 负责校院规定的与本科教学有关的其它工作的安排与管理。

10. 负责学院教学工作网页的建设工作。

11. 负责学院教学奖励工作的组织评选工作。

四、负责资产行政管理工作。

1. 院内教学及办公设施、设备的采购与管理；

2. 院内教学、行政设备的清查、统计等工作；

3. 院内教学设备（办公桌椅、档案柜及计算机等）的调配工作；

4. 学院库房（院内留存图书等）的管理工作。

五、负责学院防火、防盗等安全管理工作。

六、协助相关领导做好学院对内对外宣传及学生管理等工作。

七、协助主任做好学院对内对外联系与接待工作。 

对口单位：

教务处、外事处、后勤资产管理处、保卫处、党委宣传部、学生处等  

外国语学院办公室教务干事工作职责 

一、教务干事由办公室主任聘任，受办公室主任的直接领导并有责任向其汇报工作。

二、协助主管副院长和各系主任做好本科生教学日常管理工作（包括教学计划、执行计划、等教学文件的汇总与上报、本科生评教、教师考勤、调课等工作）。

三、负责本科学生教学管理系统管理维护、学生网上选课等工作。

四、负责本科毕业论文管理工作。

五、负责本科学生的成绩管理工作。

六、负责本科生教师课时量的统计及授课情况调研工作。

七、负责本科生补考、缓考及学生辅修专业的管理工作。

八、协助副主任负责本科生自编教材与胶印教材的管理与发放工作。

九、协助副主任做好本科学生专业实习工作。

十、负责本科学生毕业资格审查、学位审定及学位证书管理等工作；

十一、协助主管院长负责本科生学术报告工作。

十二、负责学院公章及有关教学用章的管理工作。

十三、负责学院行政人员会议的会议记录、学院房间备用钥匙的保管工作。

十四、协助主任做好每月财务费用汇总、财务报销等财务管理工作。

十五、协助主任做好办公室日常事务的处理工作。

十六、协助主任做好学院对内对外联系与接待工作。 

对口单位：

教务处、财务处（会计科）等

外国语学院办公室行政干事工作职责  

一、行政干事由办公室主任聘任，受办公室主任的直接领导并有责任向其汇报工作。

二、协助主管副院长负责办公室档案建设工作。

1. 负责学院档案的建档工作及档案催办工作；

2. 负责定期收集、整理学院各类档案（教学、科研、人事、研究生、本科生、成人教育、党务工作、学生工作、语言培训等工作）；

3. 负责档案室的管理与使用工作；

4. 负责催办各部门档案建设工作；

三、负责本科教学相关的各种大型考试管理工作。

1. 负责学生计算机考试报名、成绩管理及证书发放工作；

2. 负责本科学生各专业四八级等过级考试的报名、数据整理及证书发放工作。

四、负责教师职业技能测试的相关工作。

五、负责上级文件收发、学校网络办公信息的采集和处理工作。

六、负责各种办公备品、教师教学备品的采集、发放及办公设备日常报修工作。

七、负责 各种大型会议通知、 教职工大会会议记录、学院大事记的整理工作等。

八、 负责 学院教职工通讯录的更新工作；

九、协助主任做好办公室日常事务的处理工作。 

对口单位：

校务办公室（档案馆）、教务处（考试科）、教师专业发展学院等  

外国语学院办公室研究生、科研干事工作职责 

一、办公室研究生科研工作干事由办公室主任聘任，受办公室主任的直接领导并有责任向其汇报工作。

二、协助主管副院长负责研究生工作

1. 全日制研究生的教学、科研及日常管理（教学运行、学籍管理、毕业审查、招生就业等）工作；

2. 教育硕士、研究生进修班的组织管理工作；

3. 各类研究生的成绩管理工作；

4. 研究生教材的管理工作；

5. 研究生档案管理工作。

6. 协助主任进行研究生网站的建设工作。

三、协助主管副院长负责外国语学院科研管理工作。

1. 各类科研课题、立项及科研政策信息的发布及督办；

2. 负责教工、学生的科研成果统计及存档工作；

3. 负责年度科研成果汇总、奖励、资料统计及备案工作；

4. 负责向全院教工提供科研成果的咨询工作；

5. 负责学院科研网页的建设工作。

6. 负责学院大型科研、学术会议的组织协调工作。

四、协助主管副院长做好学院研究生学术报告管理工作（如邀请专家讲学、专家学术论坛等）。

五、负责会议室管理使用及接待用品的保管，计算机耗材采购、报修、发放等工作。

六、协助主任做好学科建设相关工作。

七、协助主任做好每月财务费用汇总、财务报销等财务管理工作。

八、协助主任做好学院对内对外联系与接待工作。 

对口单位及部门：

研究生处、科研处、学科处、财务处（会计科）等部门。

外国语学院研究生专职辅导员工作职责 

一、研究生专职辅导员由外国语学院聘任，在学院行政领导、主管学生工作副院长、研究生工作副院长领导下开展工作，受学院办公室主任直接领导并有责任向其汇报工作。

二、协助主管副院长负责研究生日常学生管理等工作。

（一）负责组织研究生德育及思想政治教育等工作。

（二）负责研究生日常管理工作，负责学生管理、迎新工作、学籍管理、证件管理等工作。

（三）负责研究生党建日常工作。抓好研究生党支部建设，做好积极分子培养、考察和组织发展工作。

（四）及时了解和掌握研究生思想动态，做好研究生稳定工作，及时上报并妥善处理各类突发事件；负责研究生违纪问题的调查工作，做好违纪研究生的教育工作。

（五）协助主管领导做好研究生学风建设工作。开展以学术活动为中心的校园文化活动，协调组织研究生相关的学术研讨活动。

（六）指导学院研究生会工作，发挥研究生干部在研究生群体中的桥梁和纽带作用，组织开展研究生社会实践等活动。

（七）负责研究生日常规范性管理工作，深入生活区，掌握学生动态，开展研究生文明寝室建设及文明就餐、文明借阅等活动。

（八）负责研究生网站建设，负责研究生各项数据的统计与上报工作。

（九）负责本单位研究生特困生工作，积极开展心理咨询和心理健康等各方面的指导工作。

（十）负责研究生就业指导工作与招生宣传工作。

三、完成领导交办的办公室日常事务的处理工作。

四、完成学院领导交办的其他工作。